Als Rückgrat der Gesundheitsversorgung ist der Abteilungssekretär ein wesentliches Mitglied der medizinischen Industrie. Ein Abteilungssekretär ist ein Verwaltungsfachmann, der dafür sorgt, dass die täglichen Abläufe in einer medizinischen Einrichtung reibungslos ablaufen. Sie übernehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben wie die Pflege der Patientenakten, die Terminvereinbarung und die Verwaltung der Kommunikation zwischen dem Krankenhaus und den Patienten.

Die Bedeutung eines Abteilungssekretärs im Gesundheitswesen kann nicht genug betont werden. Sie spielen eine entscheidende Rolle im Gesundheitsversorgungssystem und stellen sicher, dass sich die Angehörigen der Gesundheitsberufe auf die Versorgung der Patienten konzentrieren können, indem sie sich um die administrativen Aufgaben kümmern. Die Rolle eines Stationssekretärs ist von entscheidender Bedeutung, da er sicherstellt, dass die Patienten das bestmögliche Maß an Pflege erhalten.

Ziel dieses Artikels ist es, einen umfassenden Leitfaden zur Stellenbeschreibung des Referatssekretärs bereitzustellen. Der Artikel befasst sich mit den täglichen Pflichten und Verantwortlichkeiten der Stelle, den Fähigkeiten, die erforderlich sind, um in der Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen, und wie man als Abteilungssekretär im Gesundheitswesen erfolgreich sein kann. Der Artikel bietet außerdem Einblicke in die Karriere als Referatssekretär und bietet Möglichkeiten für den beruflichen Aufstieg.

Letztendlich soll dieser Artikel denjenigen, die daran interessiert sind, Abteilungssekretär im Gesundheitswesen zu werden, eine Blaupause für den Erfolg liefern. Mit der richtigen Ausbildung, Ausbildung und Erfahrung kann man in dieser Rolle hervorragende Leistungen erbringen und einen wertvollen Beitrag für die Gesundheitsbranche leisten.

Grundlegende berufliche Verantwortlichkeiten

• Koordinieren Sie die Kommunikation zwischen medizinischem Personal, Patienten und Familien
• Führen Sie genaue Krankenakten und aktualisieren Sie Patientenakten
• Planen Sie Termine, Tests, Verfahren und Konsultationen
• Transkribieren Sie ärztliche Anordnungen und ärztliche Notizen
• Bestellen und verfolgen Sie notwendige medizinische Versorgung und Ausrüstung
• Überwachen Sie die Patientensicherheit und teilen Sie etwaige Bedenken dem zuständigen Personal mit
• Überprüfen Sie den Versicherungsschutz und die Rechnungsinformationen des Patienten

Hauptaufgaben und Aufgaben eines Referatssekretärs

Als Referatssekretär haben Sie vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Hier sind einige der wichtigsten Pflichten und Aufgaben, denen Sie in dieser Rolle wahrscheinlich begegnen werden:

• Begrüßen Sie Patienten und Besucher und weisen Sie sie auf die entsprechenden Bereiche hin
• Beantworten Sie Telefonanrufe und stellen Sie bei Bedarf Hilfe und Informationen zur Verfügung
• Geben Sie Patientendaten in Krankenaktensysteme ein
• Erstellen und organisieren Sie medizinische Diagramme und Akten
• Überprüfen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der ärztlichen Anordnungen
• Krankenakten und Dokumente ablegen und abrufen
• Erleichtern Sie die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit

Allgemeine Einstellungen und Patiententypen

Als Abteilungssekretär können Sie damit rechnen, in einer Vielzahl von Gesundheitseinrichtungen zu arbeiten, darunter Krankenhäuser, Kliniken, Arztpraxen und Langzeitpflegeeinrichtungen. Die Patienten, denen Sie begegnen, können unter den unterschiedlichsten medizinischen Beschwerden, Krankheiten und Verletzungen leiden. Zu den häufigsten Patiententypen, denen Sie begegnen können, gehören:

• Chirurgische Patienten, die sich auf eine Operation vorbereiten oder sich davon erholen
• Patienten mit chronischen Erkrankungen wie Herzerkrankungen, Diabetes oder Krebs
• Patienten, die eine Behandlung wegen Verletzungen wie Knochenbrüchen oder Verstauchungen suchen
• Patienten, die wegen Infektionskrankheiten oder Krankheiten behandelt werden
• Patienten mit psychischen oder verhaltensbedingten Störungen.

Für Personen mit ausgeprägten organisatorischen, kommunikativen und administrativen Fähigkeiten kann die Arbeit als Referatssekretär ein lohnender Karriereweg sein. Indem Sie die Arbeit von medizinischem Fachpersonal unterstützen und genaue Krankenakten sicherstellen, können Sie zum Erfolg klinischer Teams beitragen und Patienten dabei helfen, die Pflege zu erhalten, die sie benötigen.

Fähigkeiten benötigt

Als Referatssekretär sind verschiedene Fähigkeiten erforderlich, um den Erfolg in dieser Rolle sicherzustellen. Diese Fähigkeiten können in wesentliche Fähigkeiten, technische und nichttechnische Kompetenzen sowie notwendige Soft Skills eingeteilt werden.

Grundlegende Fähigkeiten für einen Referatssekretär

In erster Linie sollte ein Referatssekretär über hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sie sollten in der Lage sein, klar und effektiv mit Patienten, ihren Familien, medizinischen Fachkräften und anderen Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies erfordert starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, den Kommunikationsstil an das Publikum anzupassen.

Zusätzlich zur Kommunikation sollte ein Referatssekretär über Kenntnisse in Organisation und Zeitmanagement verfügen. Sie müssen in der Lage sein, mehrere Aufgaben zu erledigen und Aufgaben zu priorisieren, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig und effizient erledigt wird. Auch die Liebe zum Detail ist entscheidend, insbesondere wenn es um die Führung und Dokumentation von Aufzeichnungen geht.

Technische und nichttechnische Kompetenzen

Referatssekretäre müssen über technische und nichttechnische Kompetenzen verfügen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Zu den technischen Kompetenzen gehören ein grundlegendes Verständnis der medizinischen Terminologie, Kenntnisse über elektronische Patientenaktensysteme sowie die Fähigkeit, für die Gesundheitsbranche spezifische Computerprogramme zu navigieren und zu verwenden.

Bei nichttechnischen Kompetenzen handelt es sich um Fähigkeiten, die allgemeiner und branchenübergreifend anwendbar sind. Dazu können kritisches Denken, Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten gehören. Wichtig ist auch die Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.

Notwendige Soft Skills

Soft Skills sind für jeden Referatssekretär unerlässlich, da sie in einem hektischen Umfeld im Gesundheitswesen oft eine beruhigende Präsenz haben müssen. Zu diesen Fähigkeiten gehören Empathie, Geduld und die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben. Sie sollten in der Lage sein, mit vertraulichen Informationen sensibel und diskret umzugehen und dabei stets Professionalität unter Beweis zu stellen.

Ein erfolgreicher Referatssekretär sollte über eine Kombination aus wesentlichen Fähigkeiten, technischen und nichttechnischen Kompetenzen sowie den erforderlichen Soft Skills verfügen. Diese Fähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Kommunikation, Organisation und Empathie im Gesundheitsumfeld sicherzustellen.

Schul-und Berufsbildung

Bildung spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg von Referatssekretären. Während ein Hochschulabschluss oder ein gleichwertiger Abschluss die Mindestvoraussetzung für die Ausbildung ist, bevorzugen Arbeitgeber oft Kandidaten, die eine Berufsausbildung oder eine postsekundäre Ausbildung in medizinischer Verwaltung abgeschlossen haben.

Erfolgreiche Abteilungssekretäre verfügen in der Regel auch über einen Associate- oder Bachelor-Abschluss in Gesundheitsverwaltung, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Darüber hinaus zeugen gesundheitsspezifische Zertifizierungen wie Certified Unit Secretary (CUS) oder Certified Medical Administrative Assistant (CMAA) von Engagement für die berufliche Weiterentwicklung und werden von Arbeitgebern sehr geschätzt.

Was die Schulungsanforderungen betrifft, ist die Ausbildung am Arbeitsplatz für neu eingestellte Referatssekretäre typisch. Die Schulung umfasst in der Regel grundlegende medizinische Terminologie, Verwaltungsverfahren und Vorschriften zur Patientenversorgung. Es kann auch eine spezielle Schulung für die Einheit angeboten werden, in der der Sekretär beschäftigt ist.

Eine kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung ist für Referatssekretäre unerlässlich, um auf dem Gebiet relevant und sachkundig zu bleiben. Es ist von entscheidender Bedeutung, über Fortschritte in der Medizintechnik, Änderungen in Vorschriften und Best Practices auf dem Laufenden zu bleiben. Zu den Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung gehören die Teilnahme an Konferenzen und Workshops, die Erlangung zusätzlicher Zertifizierungen und die Teilnahme an Online-Schulungsprogrammen.

Arbeitgeber können von den Abteilungssekretären auch verlangen, dass sie Fortbildungspunkte behalten, um Zertifizierungen oder Lizenzen zu erneuern. Persönliche Weiterentwicklung und Bildung können auch durch Selbststudium, das Lesen von Fachzeitschriften und die Vernetzung mit Kollegen erreicht werden.

Während ein Hochschulabschluss die Mindestvoraussetzung für die Ausbildung von Abteilungssekretären ist, können eine postsekundäre Ausbildung in medizinischer Verwaltung oder gesundheitsbezogenen Bereichen sowie gesundheitsspezifische Zertifizierungen erheblich dazu beitragen, einen Arbeitsplatz zu finden und im Beruf voranzukommen. Für neu eingestellte Referatssekretäre ist die Ausbildung am Arbeitsplatz typisch, und die kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung ist von entscheidender Bedeutung, um in diesem Bereich sachkundig und relevant zu bleiben.

Werkzeuge und Technologie

Als Referatssekretär nutzen Sie täglich eine Reihe von Tools und Technologien, um den Gesundheitsbetrieb zu verwalten. Hier sind einige wichtige Tools, deren Verwendung von Ihnen erwartet wird:

Elektronische Krankenakten

Die medizinische Dokumentation ist im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung. Elektronische Krankenakten (EMRs) sind eine digitale Version der Krankengeschichte eines Patienten, auf die autorisiertes Personal problemlos zugreifen kann. EMRs sparen Zeit und machen die medizinische Dokumentation effizienter, genauer und sicherer.

Als Abteilungssekretär sind Sie für die Verwaltung von EMRs verantwortlich, beispielsweise für die Eingabe von Patienteninformationen, die Verfolgung von Krankengeschichten und die Aktualisierung von Patientenakten. Sie arbeiten eng mit Gesundheitsdienstleistern zusammen, um eine zeitnahe und genaue Dokumentation der Patienteninformationen in EMRs sicherzustellen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich mit der EMR-Software Ihrer Gesundheitseinrichtung vertraut machen.

Gesundheitsspezifische Software

Gesundheitseinrichtungen nutzen eine Vielzahl von Software zur Betriebsverwaltung. Healthcare-Specific Software (HSS) ist hochspezialisierte Software zur Verwaltung von Gesundheitsabläufen. HSS kann bei der Verwaltung der Patientenversorgung, der Abrechnung, der Gesundheitsanalyse und mehr helfen.

Als Abteilungssekretär arbeiten Sie direkt mit HSS zusammen, um Abläufe zu verwalten, z. B. Termine zu planen, den Patientenfluss zu verwalten und Verbrauchsmaterialien zu bestellen. Es ist wichtig, dass Sie mit der von Ihrer Gesundheitseinrichtung verwendeten HSS-Software vertraut sind. Wenn Sie die Software noch nicht verwendet haben, nehmen Sie an einer Schulung teil und machen Sie sich mit der Software und ihren Funktionen vertraut.

Grundlegende Büroausstattung für einen Referatssekretär

Als Referatssekretär arbeiten Sie in einem schnelllebigen Umfeld, das höchste Effizienz von Ihnen verlangt. Damit Sie produktiv arbeiten können, sind mehrere Bürogeräte erforderlich. Diese beinhalten:

• Computer oder Laptop zum Bearbeiten und Zugreifen auf EMRs und HSS. Ein ausgewiesener Arbeitsplatz mit einem Computer und einer zuverlässigen Internetverbindung ist von entscheidender Bedeutung.
• Drucker zum Drucken notwendiger medizinischer Dokumente wie Krankenakten, Terminplänen oder Entlassungsanweisungen.
• Scanner zum Scannen von Krankenakten, Testergebnissen oder anderen unterstützenden Unterlagen.
• Telefon oder Headset zum Empfangen und Tätigen von Anrufen bezüglich Patiententerminen und Gesundheitsoperationen.

Teamarbeit und Kommunikation

Als Abteilungssekretär sind effektive Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich, um den reibungslosen und effizienten Betrieb der Einheit sicherzustellen. Dazu gehört die professionelle Zusammenarbeit mit Ärzten, Pflegekräften und anderen Verwaltungsmitarbeitern, um die Patientenversorgung zu erleichtern.

Die Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsteam erfordert die Zusammenarbeit mit Personen mit unterschiedlichem Hintergrund, Fachwissen und Meinungen. Durch das Erkennen und Respektieren dieser Unterschiede kann ein Referatssekretär ein positives und produktives Arbeitsumfeld schaffen. Darüber hinaus verbessert der Aufbau von Vertrauen und Beziehungen zu den Teammitgliedern die Teamarbeit und stellt sicher, dass alle gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Die Unterstützung betroffener Parteien ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle eines Referatssekretärs. Unabhängig davon, ob es sich um einen Patienten, ein Familienmitglied oder einen Mitarbeiter handelt, ist es wichtig, emotionale Unterstützung und Empathie zu bieten. Mitgefühl und aktives Zuhören sind unerlässlich, um die Anliegen anderer zu verstehen und darauf einzugehen.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend für den Aufbau effektiver Beziehungen und die Überwindung eventuell auftretender Kommunikationsbarrieren. Dazu gehört die Fähigkeit, effektiv mit Patienten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Pflegepläne verstehen, und dem medizinischen Fachpersonal klare und prägnante Botschaften zu übermitteln. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten ermöglichen es einem Referatssekretär außerdem, Konflikte zu lösen und ein harmonisches Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.

Effektive Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten sind für die Rolle eines Referatssekretärs von entscheidender Bedeutung. Die Fähigkeit, mit Ärzten, Krankenschwestern und anderen Verwaltungsmitarbeitern zusammenzuarbeiten, betroffene Parteien zu unterstützen und über zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten zu verfügen, ermöglicht ein effizientes und positives Arbeitsumfeld, das letztendlich zu den bestmöglichen Patientenergebnissen führt.

Richtlinien und Verfahren

Als Abteilungssekretär ist es von entscheidender Bedeutung, bestimmte Richtlinien und Verfahren einzuhalten, die den Schutz von Patienteninformationen und die Aufrechterhaltung ethischer Standards im Gesundheitswesen gewährleisten. Zu den zwei wichtigen Richtlinien, die es zu beachten gilt, gehören HIPAA und Datenschutzbestimmungen sowie die Einhaltung institutioneller Protokolle.

HIPAA und Datenschutzbestimmungen

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein Bundesgesetz, das den Umgang mit privaten Gesundheitsinformationen regelt. Als Abteilungssekretär ist es wichtig, diese Vorschriften zu verstehen und zu befolgen, um sicherzustellen, dass Patienteninformationen vertraulich und sicher behandelt werden. HIPAA verlangt von Gesundheitsdienstleistern, dass sie eine schriftliche Genehmigung von Patienten einholen, bevor sie ihre privaten Daten an Dritte weitergeben. Als Abteilungssekretär müssen Sie sicherstellen, dass alle Patienteninformationen nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich sind und dass alle Anträge auf Zugang zu Patienteninformationen berechtigt und notwendig sind, um die Fortführung der Pflege sicherzustellen. Darüber hinaus ist es wichtig, Verstöße gegen die HIPAA-Vorschriften unverzüglich dem zuständigen Aufsichtspersonal zu melden.

Einhaltung institutioneller Protokolle

Jede Gesundheitseinrichtung verfügt über Richtlinien und Protokolle, die die Leistungserbringung innerhalb der Einrichtung steuern. Als Abteilungssekretär ist es von entscheidender Bedeutung, die von Ihrer Institution festgelegten Vorschriften und Protokolle einzuhalten. Diese Protokolle könnten den Umgang mit gefährlichen Materialien, die Entsorgung medizinischer Abfälle oder die Kommunikation zwischen medizinischem Fachpersonal umfassen. Es ist wichtig, diese Protokolle zu befolgen, um sicherzustellen, dass Patienten die bestmögliche Versorgung erhalten und um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden, die in der Zukunft auftreten könnten.

Einhaltung ethischer Standards

Ein wesentlicher Aspekt der Rolle des Abteilungssekretärs ist die Aufrechterhaltung ethischer Standards im Gesundheitswesen. Dazu gehört Integrität, Ehrlichkeit und Vertrauenswürdigkeit in allen beruflichen Beziehungen. Als medizinisches Fachpersonal müssen Sie das Wohlergehen und die Sicherheit der Patienten über alles andere stellen. Dazu gehört die Wahrung der Vertraulichkeit, die Vermeidung jeglicher Form von Diskriminierung oder Voreingenommenheit sowie die Achtung der Autonomie der Patienten. Es ist wichtig, stets professionell und respektvoll zu handeln, im Einklang mit Ihren ethischen Verpflichtungen als Mitarbeiter im Gesundheitswesen.

Als Abteilungssekretär spielen Sie eine wichtige Rolle im Gesundheitssystem und stellen sicher, dass Patienten die bestmögliche Versorgung erhalten. Dies erfordert die Einhaltung verschiedener Richtlinien und Verfahren, wie z. B. HIPAA und Datenschutzbestimmungen, die Einhaltung institutioneller Protokolle und die Einhaltung ethischer Standards. Durch die Einhaltung dieser Standards können Sie Ihre Pflichten mit Zuversicht erfüllen und wissen, dass Sie zu einem gesünderen und ethischeren Gesundheitsumfeld beitragen.

Herausforderungen und Lösungen

Die Arbeit als Abteilungssekretärin kann eine herausfordernde Aufgabe sein, da sie viel Liebe zum Detail, Multitasking-Fähigkeiten und effiziente Kommunikation erfordert. Für Referatssekretäre ist es wichtig, auf die üblichen Stolpersteine ​​vorbereitet zu sein, die dieser Job mit sich bringt, und zu lernen, wie man diese arbeitsbedingten Hindernisse überwinden kann.

Häufige Stolpersteine ​​bei der Arbeit als Referatssekretärin

Einer der größten Stolpersteine ​​für Abteilungssekretäre ist die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Anfragen und Fristen. Die Rolle eines Abteilungssekretärs ist oft schnelllebig, da mehrere Personen darauf angewiesen sind, innerhalb kurzer Zeit Aufgaben zu erledigen, auf Anfragen zu antworten und Krankenakten zu verwalten. Dies kann zu Überforderungs- und Stressgefühlen führen, die letztendlich die Arbeitsqualität beeinträchtigen und zu Burnout führen können.

Ein weiterer häufiger Stolperstein sind Zeitbeschränkungen und Genauigkeitsanforderungen. Abteilungssekretäre sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Krankenakten korrekt und aktuell sind, was eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe sein kann. Dies erfordert viel Liebe zum Detail, was geistig anstrengend und anstrengend sein kann.

Wie man arbeitsbedingte Hindernisse überwindet

Um arbeitsbedingte Hindernisse zu überwinden, ist es wichtig, ein klares Verständnis Ihrer Rolle und der damit verbundenen Erwartungen zu haben. Zu den wesentlichen Faktoren, die bei der Überwindung von Stolpersteinen beachtet werden sollten, gehören ein effektives Zeitmanagement, das Setzen von Prioritäten und das Erlernen, wie man effektiv delegiert.

Ein effektives Zeitmanagement kann dazu beitragen, dass Fristen eingehalten und Anfragen rechtzeitig erfüllt werden. Ebenso wichtig ist es, zu verstehen, wie wichtig es ist, Prioritäten zu setzen. Zu wissen, welche Aufgabe Priorität hat, kann den Abteilungssekretären dabei helfen, ihre Arbeitsbelastung effektiv zu bewältigen und sich nicht überfordert zu fühlen.

Wenn Sie lernen, effektiv zu delegieren, können Sie die Arbeitsbelastung verteilen und Stress reduzieren. Durch die Delegation unkritischer Aufgaben an andere Mitarbeiter kann sich der Abteilungssekretär auf seine wichtigsten Aufgaben konzentrieren, was zu einem effizienteren und produktiveren Ergebnis führt.

Termine, Anfragen und Stress in Einklang bringen

Termine, Anfragen und Stress unter einen Hut zu bringen, kann eine Herausforderung sein. Die Umsetzung einiger Strategien kann jedoch dazu beitragen, die Arbeitsbelastung besser zu bewältigen. Das Erstellen einer To-Do-Liste oder die Verwendung eines Projektmanagement-Tools kann hilfreich sein, um den Überblick über die täglichen Aufgaben zu behalten und es dem Abteilungssekretär zu ermöglichen, seine Arbeitsbelastung effektiv zu planen und zu verwalten. Auch die Durchführung regelmäßiger Selbstpflegepraktiken und die Einbeziehung stressreduzierender Aktivitäten können bei der Bewältigung des Stressniveaus hilfreich sein.

Die Rolle eines Referatssekretärs kann eine Herausforderung sein, aber wenn man die häufigsten Stolpersteine ​​kennt und weiß, wie man sie überwindet, ist es möglich, Belastbarkeit aufzubauen, die Arbeitsbelastung zu bewältigen und nach Erfolg zu streben. Durch effektives Zeitmanagement, Priorisierung von Aufgaben und Delegierung von Verantwortlichkeiten können Abteilungssekretäre ein effizienteres und produktiveres Umfeld schaffen, das zum Erfolg in ihrer Rolle führt.

Beispiele für Stellenbeschreibungen

Als Abteilungssekretär hängt Ihre Stellenbeschreibung weitgehend von der Art der Gesundheitseinrichtung ab, in der Sie beschäftigt sind, sowie von der spezifischen Abteilung und Einheit, in der Sie arbeiten werden. Hier sind einige Beispiele für verschiedene Stellenbeschreibungen für Abteilungssekretäre:

Beispiel 1 – Sekretär der Krankenhausabteilung

Jobübersicht:

Der Sekretär der Krankenhausabteilung ist für die administrative Unterstützung des Pflegepersonals, der Ärzte und anderer medizinischer Fachkräfte in der Abteilung verantwortlich. Dazu gehört die Beantwortung von Telefongesprächen, die Bestellung von Verbrauchsmaterialien, die Organisation von Patientenakten und die Unterstützung bei der Aufnahme und Entlassung von Patienten.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Beantworten Sie Telefonanrufe und leiten Sie Anrufe an das entsprechende Personal weiter
• Geben Sie Patientenaufträge in das Computersystem ein
• Bestellen und lagern Sie Vorräte
• Koordinieren Sie die Aufnahme und Entlassung von Patienten
• Pflegen Sie Patientenakten und stellen Sie die Vertraulichkeit der Patienteninformationen sicher
• Helfen Sie bei der Planung von Patiententerminen und -verfahren
• Bieten Sie Pflegepersonal, Ärzten und anderen medizinischen Fachkräften bei Bedarf administrative Unterstützung

Beispiel 2 – Sekretär der chirurgischen Abteilung

Jobübersicht:

Der Sekretär der chirurgischen Abteilung ist für die administrative Unterstützung des chirurgischen Personals in der Abteilung verantwortlich. Dazu gehören die Planung von Operationen, die Führung von Operationsakten und die Kommunikation mit Patienten und Familien über die prä- und postoperative Versorgung.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Planen Sie Operationen und kommunizieren Sie mit Patienten über die prä- und postoperative Versorgung
• Pflegen Sie Operationspläne und stellen Sie die Genauigkeit und Vertraulichkeit der Patienteninformationen sicher
• Kommunizieren Sie mit dem Pflegepersonal und dem Operationsteam über den Patientenstatus und aktuelle Informationen
• Bestellen und Lagern von Verbrauchsmaterialien für die chirurgische Abteilung
• Unterstützen Sie bei Bedarf die Aufnahme und Entlassung von Patienten
• Bieten Sie dem OP-Personal bei Bedarf administrative Unterstützung

Beispiel 3 – Sekretär der pädiatrischen Abteilung

Jobübersicht:

Der Sekretär der pädiatrischen Abteilung ist für die administrative Unterstützung des Pflegepersonals und der Ärzte in der pädiatrischen Abteilung verantwortlich. Dazu gehört die Koordinierung der Aufnahme und Entlassung von Patienten, die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Unterstützung bei der Schaffung einer einladenden und kinderfreundlichen Umgebung.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Koordinieren Sie die Aufnahme und Entlassung von Patienten in der Kinderstation
• Bestellen und lagern Sie Bedarfsartikel, einschließlich pädiatrischer Artikel wie Spielzeug und Spiele
• Pflegen Sie Patientenakten und stellen Sie die Vertraulichkeit der Patienteninformationen sicher
• Helfen Sie bei der Planung von Patiententerminen und -verfahren
• Schaffen Sie durch Dekoration und Instandhaltung des Spielbereichs eine kinderfreundliche Umgebung
• Bieten Sie Pflegepersonal und Ärzten bei Bedarf administrative Unterstützung

Analyse von Schlüsselelementen in Stellenbeschreibungen von Referatssekretären

Berufsverbände schlagen vor, dass Stellenbeschreibungen mehrere Schlüsselelemente enthalten sollten, darunter Berufsbezeichnung, Stellenzusammenfassung und Hauptverantwortlichkeiten. Darüber hinaus sollten Stellenbeschreibungen die für die Stelle erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten sowie etwaige körperliche Anforderungen oder Arbeitsbedingungen klar darlegen.

Speziell für Abteilungssekretäre sollte die Stellenzusammenfassung die administrative Unterstützung hervorheben, die zur Aufrechterhaltung der Einheit und zur Gewährleistung eines effizienten Betriebs erforderlich ist. Dazu können Aufgaben wie das Beantworten von Telefonanrufen, das Bestellen von Verbrauchsmaterialien und das Führen von Patientenakten gehören. Die wichtigsten Verantwortlichkeiten sollten klar aufgeführt sein und Aufgaben priorisieren, die sich direkt auf die Patientenversorgung auswirken, wie z. B. die Koordinierung von Aufnahmen und Entlassungen.

Eine gut formulierte Stellenbeschreibung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für potenzielle Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung.

Muster-Lebenslauf

Vorlage für einen Lebenslauf/Lebenslauf eines Referatssekretärs

Wenn Sie sich für eine Stelle als Referatssekretär bewerben, ist es wichtig, einen gut ausgearbeiteten Lebenslauf oder Lebenslauf zu haben, der Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen genau wiedergibt. Hier ist eine Vorlage, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Vorlage helfen soll:

Kontaktinformationen

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Zusammenfassung

Eine kurze Einführung, die Ihre Qualifikationen und Erfahrungen hervorhebt. Dieser Abschnitt sollte auf die konkrete Stelle zugeschnitten sein, auf die Sie sich bewerben.

Berufserfahrung

Listen Sie Ihre Berufserfahrung in umgekehrter chronologischer Reihenfolge auf, beginnend mit Ihrem letzten Job. Geben Sie für jede Position die folgenden Informationen an:

• Berufsbezeichnung
• Name des Angestellten
• Beschäftigungsdaten
• Pflichten und Verantwortlichkeiten (z. B. Terminvereinbarung, Verwaltung von Patientenakten, Bestellung von Verbrauchsmaterialien)

Ausbildung

Listen Sie Ihre Bildungsabschlüsse auf, beginnend mit Ihrem höchsten Abschluss. Geben Sie für jeden Abschluss die folgenden Informationen an:

• Name des Abschlusses
• Name der Einrichtung
• Anwesenheitstage
• Alle relevanten Studienleistungen oder Auszeichnungen

Fähigkeiten und Zertifizierungen

Listen Sie alle relevanten Fähigkeiten auf, z. B. Kenntnisse in medizinischer Software oder Sprachkenntnisse, sowie alle Zertifizierungen, die Sie besitzen, z. B. die Zertifizierung als Certified Medical Administrative Assistant (CMAA) oder Certified Healthcare Access Associate (CHAA).

Dos and Don’ts für Lebensläufe im Gesundheitswesen

Bei der Erstellung eines Lebenslaufs im Gesundheitswesen sind einige wichtige Dinge zu beachten. Hier sind einige Dos und Don’ts, die Sie beachten sollten:

DOS

• Passen Sie Ihren Lebenslauf an die konkrete Stelle an, auf die Sie sich bewerben, und heben Sie relevante Fähigkeiten und Erfahrungen hervor.
• Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um die Informationen leicht lesbar und verdaulich zu machen.
• Verwenden Sie branchenspezifische Terminologie, um Ihr Fachwissen zu demonstrieren.
• Betonen Sie Ihre Fähigkeit, in einer Teamumgebung gut zu arbeiten.
• Fügen Sie alle relevanten ehrenamtlichen Tätigkeiten oder außerschulischen Aktivitäten hinzu, um Ihr Engagement für die Hilfe für andere zu demonstrieren.

Verbote

• Geben Sie keine persönlichen Informationen wie Ihr Alter, Ihren Familienstand oder Ihre Religionszugehörigkeit an.
• Vermeiden Sie Klischees oder allgemeine Aussagen wie „hervorragende Kommunikationsfähigkeiten“.
• Listen Sie keine Fähigkeiten oder Zertifizierungen auf, die für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, nicht relevant sind.
• Vermeiden Sie auffällige Schriftarten oder Grafiken, die möglicherweise schwer lesbar sind oder vom Inhalt Ihres Lebenslaufs ablenken.
• Übertreiben Sie nicht und lügen Sie nicht in Bezug auf Ihre Qualifikationen oder Erfahrungen.

Indem Sie diese Verhaltensregeln befolgen und die bereitgestellte Vorlage verwenden, können Sie einen aussagekräftigen Lebenslauf erstellen, der Ihre Qualifikationen genau darstellt und Ihnen den Job Ihrer Träume als Abteilungssekretär verschafft.

Tipps für Vorstellungsgespräche

Herzlichen Glückwunsch, dass Sie es in die Interviewrunde geschafft haben! Das bedeutet, dass Ihr Lebenslauf und Ihr Anschreiben eindrucksvoll genug waren, um die Aufmerksamkeit des Personalchefs zu erregen. Denken Sie jedoch daran, dass das Vorstellungsgespräch der entscheidende Moment in Ihrem Bewerbungsprozess ist. Daher ist die Vorbereitung der Schlüssel zum sicheren Bestehen des Vorstellungsgesprächs.

Häufig gestellte Fragen in Vorstellungsgesprächen

Ein Vorstellungsgespräch ist eine Einbahnstraße – es ist sowohl eine Chance für den Arbeitgeber, Sie als potenziellen Mitarbeiter einzuschätzen, als auch eine Gelegenheit für Sie, mehr über die Organisation und das Team zu erfahren, mit dem Sie zusammenarbeiten werden. Erwarten Sie, dass der Personalmanager Ihnen Fragen zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihren Fähigkeiten und Ihrer Erfahrung stellt. Hier sind einige häufig gestellte Fragen bei Vorstellungsgesprächen:

• Was hat Sie dazu inspiriert, sich für diese Stelle zu bewerben?
• Wo liegen Ihre Stärken und Schwächen?
• Wie gehen Sie mit Hochdrucksituationen um?
• Wie priorisieren Sie Ihre Arbeitsbelastung?
• Können Sie ein Beispiel für eine Situation nennen, in der Sie mit einem schwierigen Kollegen oder Kunden zu tun hatten?

Bereiten Sie Antworten auf diese Fragen vor und üben Sie, sie laut auszusprechen, damit Sie sich im Vorstellungsgespräch sicherer fühlen.

So bereiten Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch vor

Um sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten, informieren Sie sich über das Unternehmen und die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Überprüfen Sie die Stellenbeschreibung und notieren Sie sich die für die Stelle erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten. Werfen Sie einen Blick auf die Website und die Social-Media-Kanäle des Unternehmens, um mehr über seine Mission, Kultur und Werte zu erfahren.

Es ist auch eine gute Idee, die Beantwortung einiger Interviewfragen mit einem Freund oder Familienmitglied zu üben, damit Sie Feedback erhalten und Ihre Antworten verbessern können. Achten Sie am Tag des Vorstellungsgesprächs darauf, sich professionell zu kleiden, pünktlich zu erscheinen und Kopien Ihres Lebenslaufs sowie aller anderen relevanten Dokumente mitzubringen.

Bewältigen Sie das Vorstellungsgespräch mit Zuversicht

Denken Sie während des Interviews daran, den Interviewer mit einem Lächeln und einem festen Händedruck zu begrüßen. Stellen Sie Augenkontakt her, sprechen Sie deutlich und hören Sie den gestellten Fragen aufmerksam zu. Versuchen Sie, Ihre relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen hervorzuheben und geben Sie konkrete Beispiele, um Ihre Antworten zu untermauern.

Stellen Sie gegen Ende des Vorstellungsgesprächs unbedingt durchdachte Fragen zum Unternehmen und zur Stelle. Dadurch zeigen Sie dem Interviewer, dass Sie wirklich an der Gelegenheit interessiert sind.

Denken Sie abschließend daran, eine Folge-E-Mail zu senden, in der Sie dem Interviewer für seine Zeit danken und Ihr anhaltendes Interesse an der Stelle zum Ausdruck bringen. Das hinterlässt einen positiven Eindruck und erhöht Ihre Chancen auf die Stelle.

Ein Vorstellungsgespräch ist eine Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einem potenziellen Arbeitgeber zu präsentieren. Mit der richtigen Vorbereitung und einer selbstbewussten Einstellung können Sie das Vorstellungsgespräch bestehen und sich Ihren Traumjob als Referatssekretär sichern.