Wie das Sprichwort sagt, gibt es nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Dies gilt insbesondere, wenn es um das Schreiben von Briefen geht. Der Anfang Ihres Briefes gibt den Ton für den Rest der Kommunikation vor und kann die Wahrnehmung des Lesers von Ihnen und Ihrer Botschaft stark beeinflussen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man professionell begrüßt.
In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Möglichkeiten, einen Brief zu öffnen, und geben Ihnen Beispiele, wie Sie es richtig machen. Indem Sie die Kunst des Brieföffnens beherrschen, können Sie Professionalität vermitteln, eine Beziehung aufbauen und Glaubwürdigkeit bei Ihrem Leser aufbauen.
Warum ist eine ordnungsgemäße Brieferöffnung so wichtig? In erster Linie hilft es, die Aufmerksamkeit des Lesers zu fesseln und ihm das Gefühl zu geben, wertgeschätzt zu werden. Es gibt den Grundstein für eine positive und produktive Beziehung zum Leser und verringert das Risiko von Missverständnissen oder Fehlkommunikation.
Darüber hinaus kann eine professionelle Begrüßung Ihre Glaubwürdigkeit steigern und Vertrauen bei Ihrem Leser aufbauen. Durch einen formellen und respektvollen Ton zeigen Sie, dass Sie die Beziehung ernst nehmen und sich für die Aufrechterhaltung eines professionellen Kommunikationsniveaus einsetzen.
In diesem Artikel behandeln wir alles, was Sie über das Öffnen von Briefen wissen müssen, einschließlich:
- Häufige Fehler, die Sie bei der Begrüßung in einem Brief vermeiden sollten
- Tipps für die Gestaltung einer professionellen und ansprechenden Eröffnung
- Beispiele für effektive Brieferöffnungen für verschiedene Arten von Korrespondenz
Ganz gleich, ob Sie ein Geschäftsangebot, eine formelle Anfrage oder einen persönlichen Brief verschicken, dieser Leitfaden wird Ihnen dabei helfen, wie ein Profi zu begrüßen und einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen.
Die Grundbestandteile einer Brieferöffnung
Beim Verfassen von Geschäftsbriefen ist es wichtig sicherzustellen, dass alle notwendigen Komponenten vorhanden sind, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Der Eröffnungsteil Ihres Briefes bildet da keine Ausnahme und es gibt vier Schlüsselelemente, die Sie immer einbeziehen sollten:
Die Überschrift
Die Überschrift Ihres Briefes ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, daher ist es wichtig, sie richtig zu machen. Die Überschrift sollte Ihren Namen oder den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens sowie das Datum enthalten, an dem der Brief geschrieben wurde. Diese Informationen sollten oben auf der Seite platziert werden, idealerweise in der Mitte oder auf der linken Seite. Stellen Sie sicher, dass die Schriftart gut lesbar ist und der Text richtig ausgerichtet ist.
Das Datum
Das Datum ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Brieferöffnung. Es liefert Ihrem Empfänger wichtige Informationen darüber, wann der Brief verschickt wurde, und verleiht Ihrem Brief außerdem ein Gefühl der Dringlichkeit. Das Datum sollte direkt unter der Überschrift stehen und in einem klaren und leicht lesbaren Format geschrieben sein. Abhängig von Ihrem Standort müssen Sie möglicherweise das Datumsformat anpassen, um die örtlichen Gepflogenheiten widerzuspiegeln.
Name und Adresse des Empfängers
Bevor Sie mit dem Schreiben des Hauptteils Ihres Briefes beginnen, müssen Sie ihn an die richtige Person adressieren. Das bedeutet, dass der Name und die Adresse des Empfängers im ersten Teil des Briefes angegeben werden müssen. Der Name des Empfängers sollte in der Zeile direkt unter dem Datum stehen und in einem formellen Stil geschrieben sein (z. B. Herr John Smith). Die vollständige Adresse des Empfängers sollte unterhalb des Namens stehen und in einem klaren und lesbaren Format geschrieben sein.
Der Gruß
Abschließend müssen Sie in den Eröffnungsbrief eine Anrede einfügen. Dies ist eine Begrüßung, die auf den Empfänger zugeschnitten sein sollte und von formell (z. B. Sehr geehrter Herr Smith) bis hin zu informell (z. B. Hallo John) reichen kann. Die Anrede sollte direkt unter der Adresse des Empfängers stehen, gefolgt von einem Doppelpunkt oder Komma. Stellen Sie sicher, dass Sie die Schreibweise des Namens des Empfängers noch einmal überprüfen, bevor Sie Ihren Brief fertigstellen.
Der erste Teil Ihres Briefes ist eine wichtige Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Durch die Angabe der Betreffzeile, des Datums, des Namens und der Adresse des Empfängers sowie einer individuellen Anrede sorgen Sie dafür, dass Ihr Brief den bestmöglichen Start bekommt.
Gängige Begrüßungsstile
Beim Verfassen professioneller Briefe ist die angemessene Begrüßung des Empfängers von entscheidender Bedeutung. Der Anfang gibt den Ton für den Rest des Briefes vor und kann beeinflussen, wie der Leser die Botschaft wahrnimmt. Nachfolgend finden Sie einige gängige Begrüßungsstile, die je nach Situation verwendet werden können.
Formelle und halbformelle Grüße
Formelle Begrüßungen werden typischerweise für geschäftliche Briefe oder jede andere Kommunikation verwendet, die ein hohes Maß an Professionalität erfordert. Bei diesen Begrüßungen werden in der Regel vollständige Titel und Nachnamen verwendet, um den Empfänger anzusprechen. Hier ein paar Beispiele für formelle Begrüßungen:
- Sehr geehrter Herr Smith,
- Sehr geehrter Herr Dr. Johnson,
Halbformelle Begrüßungen hingegen sind etwas weniger formell als eine formelle Begrüßung, behalten aber dennoch einen professionellen Ton bei. Sie können Vornamen mit Ehrennamen oder vollständigen Namen ohne Ehrentitel verwenden. Hier sind einige Beispiele für halbformelle Begrüßungen:
- Sehr geehrter Professor Garcia,
- Sehr geehrter Reverend Lee,
Informelle Grüße
Informelle Begrüßungen werden typischerweise in der persönlichen Korrespondenz oder mit Personen verwendet, mit denen Sie eine freundschaftliche Beziehung pflegen. Diese Begrüßungen sind in der Regel lockerer und können die Verwendung von Vornamen oder sogar Spitznamen beinhalten. Hier ein paar Beispiele für informelle Begrüßungen:
- Hallo John,
- Hallo Sarah,
Grüße für bestimmte Situationen
Abhängig vom Kontext des Briefes können bestimmte Begrüßungsstile angemessen sein. Hier sind einige Beispiele, wie man jemanden in bestimmten Situationen begrüßt:
- Bewerbungen : Verwenden Sie eine formelle Begrüßung mit dem vollständigen Namen des Empfängers, z. B. „ Sehr geehrter Personalchef Smith“,
- Geschäftsvorschläge : Verwenden Sie eine formelle oder halbformelle Begrüßung mit dem vollständigen Namen des Empfängers, z. B. „ Sehr geehrter Dr. Johnson“ oder „Sehr geehrte Frau Davis“,
- Dankesnotizen : Verwenden Sie eine informelle Begrüßung mit dem Vornamen des Empfängers, z. B. „ Hallo John,
Es ist wichtig zu bedenken, dass die Begrüßung den Ton für den gesamten Brief vorgibt. Wählen Sie daher eine Begrüßung, die zum Kontext und zur Beziehung zum Empfänger passt. Die richtige Begrüßung kann zu einer positiven und professionellen Korrespondenz beitragen.
Häufige Begrüßungsfehler vermeiden
Wenn es darum geht, jemanden im beruflichen Umfeld zu begrüßen, gibt es einige häufige Fehler, die Menschen machen. Hier sind einige häufige Fallstricke, die Sie vermeiden sollten:
Verwendung falscher Titel oder Namen
Es ist wichtig, darauf zu achten, dass Sie den Empfänger Ihres Briefes korrekt ansprechen. Überprüfen Sie stets die Schreibweise Ihres Namens und Ihrer Berufsbezeichnung. Wenn Sie sich über deren Titel nicht sicher sind, ist es besser, um Klarstellung zu bitten, als Vermutungen anzustellen.
Übermäßige Verwendung bestimmter Formulierungen wie „Wen es betrifft“
Auch wenn es wie eine sichere Option erscheint, kann die übermäßige Verwendung bestimmter allgemeiner Formulierungen wie „Wen es betrifft“ unpersönlich und faul wirken. Versuchen Sie stattdessen, den Namen der Person herauszufinden, an die Sie Ihren Brief richten.
Missbrauch informeller Begrüßungen
Wenn Sie jemandem in beruflicher Funktion schreiben, ist es wichtig, eine formelle Begrüßung zu verwenden. Vermeiden Sie die Verwendung vertrauter oder allzu beiläufiger Formulierungen wie „Hey“ oder „Was ist los?“.
Weitere Fallstricke, die es zu vermeiden gilt
Darüber hinaus gibt es noch weitere häufige Fehler, die Menschen bei der Begrüßung einer Person im beruflichen Umfeld machen. Zum Beispiel:
- Verwendung einer übermäßig blumigen Sprache
- Ohne Begrüßung direkt in den Text des Briefes einsteigen
- Einen für die Situation unangemessenen Ton verwenden
Indem Sie sich dieser häufigen Fallstricke bewusst sind, können Sie sicherstellen, dass Ihre Brieferöffnung professionell und effektiv ist. Denken Sie daran, dass die Begrüßung der erste Eindruck ist, den Sie beim Empfänger hinterlassen. Deshalb ist es wichtig, sie richtig zu machen.
Beispiele für formelle Begrüßungen
Wenn es um professionelle Kommunikation geht, ist die Art und Weise, wie Sie Ihren Empfänger begrüßen, von größter Bedeutung. Eine formelle Begrüßung gibt den Ton für die gesamte Nachricht vor und kann dazu beitragen, Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität zu stärken. Hier sind drei Beispiele für formelle Begrüßungen, die Sie in verschiedenen Szenarien verwenden können:
Ansprache an Regierungsbeamte
Beim Schreiben an Regierungsbeamte ist es wichtig, respektvoll und förmlich zu sein. Verwenden Sie die richtigen Titel und vermeiden Sie Abkürzungen oder Slang.
Lieber [Anrede und Nachname],
Ich schreibe Ihnen bezüglich [Zweck des Briefes]. Als [Position] bin ich ernsthaft besorgt über [Problem] und glaube, dass [vorgeschlagene Lösung]. Ich würde mich über die Gelegenheit freuen, diese Angelegenheit weiter mit Ihnen zu besprechen.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr vollständiger Name]
Schreiben an hochrangige Führungskräfte
Bei der Kommunikation mit hochrangigen Führungskräften ist es wichtig, dass Sie Ihre Professionalität und Ihren Respekt unter Beweis stellen. Sie sollten sie mit den richtigen Titeln ansprechen und die Verwendung von Vornamen vermeiden, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert.
Lieber [Anrede und Nachname],
Ich schreibe Ihnen bezüglich [bestimmtes Thema oder Problem]. Als [Position oder Titel] freue ich mich, Ihnen [Zweck der Nachricht] mitzuteilen.
Es wäre mir eine Ehre, so schnell wie möglich die Möglichkeit zu haben, [eine Anfrage, ein Treffen oder einen Anruf] zu stellen.
Vielen Dank für Ihre wertvolle Zeit und Rücksichtnahme.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr vollständiger Name]
Jemanden ansprechen, den Sie noch nie zuvor getroffen haben
Wenn Sie jemanden ansprechen, den Sie noch nie zuvor getroffen haben, ist es wichtig, mit einer formellen Begrüßung zu beginnen, um Ihre Professionalität und Ihren Respekt zu zeigen. Es ist eine gute Idee, den richtigen Titel zu verwenden und „Dear“ gefolgt vom vollständigen Namen zu verwenden.
Lieber [Anrede und Nachname],
Ich schreibe Ihnen bezüglich [konkreter Grund für das Schreiben]. Als Experte auf [verwandtem Gebiet] glaube ich, dass [Zweck der Nachricht].
Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich unter [Kontaktinformationen] zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Rücksicht.
Beispiele für halbformelle Begrüßungen
Bei der beruflichen Korrespondenz ist es wichtig, die richtige Begrüßung entsprechend dem Kontext der Nachricht zu wählen. Hier sind einige Beispiele für halbformelle Begrüßungen für verschiedene Situationen:
An einen Kollegen oder Geschäftspartner schreiben
Lieber [Name],
Hallo [Name],
Hallo [Name],
Jemanden ansprechen, den Sie schon einmal kennengelernt haben, den Sie aber nicht gut kennen
Lieber [Titel] [Nachname],
Lieber [Vorname] [Nachname],
Hallo [Titel] [Nachname],
Hallo [Vorname],
Grüße für Bewerbungen
Sehr geehrter Personalverwalter,
Sehr geehrtes HR-Team von [Firmenname],
Wen es angeht,
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, ist es immer am besten, zu recherchieren, wer Ihre Bewerbung erhalten wird, und diese möglichst namentlich anzusprechen. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, wer die richtige Person ist, ist eine allgemeine Begrüßung wie „Wen es betrifft“ immer noch angebracht.
Denken Sie daran, dass es zwar wichtig ist, bei der Begrüßung professionell zu sein, Sie aber auch sicherstellen möchten, dass Sie freundlich und zugänglich sind. Eine gut gestaltete Begrüßung kann dabei helfen, den Ton für den Rest Ihrer Nachricht festzulegen. Nehmen Sie sich also die Zeit, für jede Situation die richtige Begrüßung auszuwählen.
Beispiele für informelle Grüße
Bei formlosen Briefen ist es wichtig, dass die Begrüßung freundlich und sympathisch bleibt. Hier sind einige Beispiele für informelle Begrüßungen, die Sie verwenden können, wenn Sie einem Freund oder Familienmitglied schreiben oder jemanden ansprechen, mit dem Sie eine lockere Beziehung haben.
Grüße für persönliche Briefe
- Hallo,
- Hey,
- Hallo,
- Lieber ___________ (Name einfügen),
An einen Freund oder ein Familienmitglied schreiben
- Hallo,
- Was ist los,
- Wie geht es dir,
- Lange nicht gesehen,
- Es ist eine Weile her,
Jemanden ansprechen, mit dem Sie eine lockere Beziehung haben
- Hallo,
- Hallo,
- Hey,
- Schön dich zu sehen,
- Was ist neu,
Denken Sie daran, dass ein informeller Brief entspannt und gesprächig sein sollte. Scheuen Sie sich nicht, Abkürzungen, Slang und einen lockereren Ton zu verwenden, damit Ihre Texte natürlich und sympathisch klingen. Begrüßen Sie Ihren Empfänger mit diesen informellen Begrüßungsbeispielen wie ein Profi.
Benutzen Sie den richtigen Ton für Ihre Begrüßung
Die Art und Weise, wie Sie jemanden begrüßen, gibt den Ton für den gesamten Brief, die gesamte E-Mail oder die gesamte Nachricht vor. Es ist wichtig, Ihren Ton für verschiedene Empfänger entsprechend Ihrer Beziehung, Ihrem Zweck und der Botschaft, die Sie übermitteln möchten, anzupassen. Hier sind einige Tipps für den richtigen Ton bei Ihrer Begrüßung:
Passen Sie Ihren Ton an verschiedene Empfänger an
- Formell vs. informell: Bestimmen Sie den Grad der Formalität, der für den Anlass und den Empfänger angemessen ist. Ein formeller Ton eignet sich eher für geschäftliche, akademische oder offizielle Korrespondenz, während ein lockerer Ton besser für persönliche, freundliche oder ungezwungene Kommunikation geeignet ist. Vermeiden Sie es, zu steif oder zu vertraut zu sein.
- Erstmals vs. wiederkehrend: Wenn Sie sich zum ersten Mal vorstellen, möchten Sie einen guten Eindruck hinterlassen und Ihre Glaubwürdigkeit stärken. Verwenden Sie einen höflichen und respektvollen Ton, um Ihre Professionalität und Ihr Interesse zu zeigen. Wenn Sie jemanden ansprechen, den Sie schon einmal kennengelernt haben, können Sie einen entspannteren und freundlicheren Ton verwenden, um eine Beziehung und Verbindung aufzubauen.
- Vorgesetzter vs. untergeordneter: Wenn Sie an jemanden schreiben, der Ihnen überlegen ist oder mehr Autorität hat, zeigen Sie ein gewisses Maß an Ehrerbietung und Respekt. Verwenden Sie formelle Titel wie „Sir“, „Madam“ oder „Dr.“ und vermeiden Sie es, zu informell oder vertraut zu sein. Wenn Sie jemandem schreiben, der für Sie arbeitet oder Ihnen unterstellt ist, achten Sie auf Ihren Ton und vermeiden Sie es, herablassend oder unhöflich zu sein.
Angemessener Einsatz von Humor und lockerer Sprache
Humor und lockere Sprache können Ihrer Begrüßung Persönlichkeit und Wärme verleihen, bergen aber auch die Gefahr von Fehlinterpretationen und Beleidigungen. Hier sind einige Richtlinien für die Verwendung von Humor und lockerer Sprache:
- Kennen Sie Ihr Publikum: Verstehen Sie den kulturellen Hintergrund, den Sinn für Humor und den Grad der Vertrautheit des Empfängers mit Ihnen. Was für Sie lustig oder freundlich erscheint, kann für sie unangemessen oder beleidigend sein. Vermeiden Sie Witze oder Slang, die missverstanden oder irrelevant sein könnten.
- Halten Sie es locker: Setzen Sie Humor und lockere Sprache sparsam und angemessen ein. Überfordern Sie Ihre Botschaft nicht und lenken Sie sie nicht vom Hauptzweck ab. Vermeiden Sie Humor oder lockere Sprache bei ernsten oder sensiblen Themen wie Entschuldigungen, Verweisen oder Beileidsbekundungen.
- Seien Sie authentisch: Zwingen Sie sich nicht dazu, Humor oder lockere Sprache zu verwenden, wenn dies nicht Ihrem natürlichen Stil entspricht. Sie müssen nicht lustig oder geistreich sein, um sympathisch oder professionell zu wirken. Konzentrieren Sie sich darauf, klar, prägnant und respektvoll zu sein.
Das richtige Maß an Respekt und Professionalität vermitteln
Ihre Begrüßung sollte das Maß an Respekt und Professionalität vermitteln, das je nach Kontext und Beziehung erwartet oder erforderlich ist. Hier sind einige Tipps, wie Sie das richtige Maß an Respekt und Professionalität vermitteln können:
- Verwenden Sie geeignete Titel und Anreden: Verwenden Sie gegebenenfalls den korrekten Titel des Empfängers, z. B. „Frau“, „Herr“, „Dr.“ oder „Prof.“
Muster-Eröffnungsbriefe
Ganz gleich, ob Sie einen formellen Geschäftsbrief, ein Anschreiben für eine Bewerbung oder einen informellen Brief an einen Freund verfassen, die Einleitung gibt den Ton für die gesamte Nachricht vor. Hier sind einige Beispiele für professionelle Begrüßungen, die Ihnen helfen sollen, Ihren Brief richtig zu beginnen.
Formeller Geschäftsbrief
Sehr geehrter Herr/Frau, Familienname, Nachname,
Wenn Sie einen formellen Geschäftsbrief an einen Empfänger schreiben, den Sie nicht persönlich kennen, verwenden Sie dessen Nachnamen und einen offiziellen Titel wie „Herr“ oder „Frau“. Wenn Sie die geschlechtsneutralen Pronomen des Empfängers kennen, verwenden Sie stattdessen diese. Zum Beispiel „Lieber Alex Johnson“ oder „Lieber Mx.“ Familienname, Nachname.“
Anschreiben für eine Bewerbung
Sehr geehrter Personalverwalter,
In einem Anschreiben für eine Bewerbung möchten Sie die Person ansprechen, die Ihre Bewerbung lesen wird. Wenn in der Stellenausschreibung kein konkreter Name angegeben ist, ist „Sehr geehrter Personalchef“ eine sichere Wahl. Wenn Sie einen Namen haben, verwenden Sie dasselbe Format wie für einen formellen Geschäftsbrief.
Informeller Brief an einen Freund
Hallo!
Wenn Sie einem Freund einen informellen Brief schreiben, beginnen Sie ruhig mit einer lockereren Begrüßung. „Hey“ oder „Hi“ sind geeignete Eröffnungen. Sie können auch einen Spitznamen oder einen Insider-Witz verwenden, wenn Sie eine enge Beziehung zum Empfänger haben. Der Ton des Briefes sollte freundlich sein, also lassen Sie Ihre Persönlichkeit durchscheinen.
Unabhängig davon, an wen Sie schreiben oder welchen Zweck Ihr Brief verfolgt, ist eine professionelle und angemessene Begrüßung von entscheidender Bedeutung, um einen positiven Ton für Ihre Nachricht festzulegen.
Tipps zum Schreiben einer unvergesslichen Begrüßung
Wenn es darum geht, einen unvergesslichen Gruß in einem Brief zu verfassen, ist es wichtig, persönliche Akzente zu setzen, die dem Empfänger das Gefühl geben, etwas Besonderes zu sein. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, spezifische Details oder Anekdoten hinzuzufügen, die zeigen, dass Sie die Person gut kennen.
Eine weitere effektive Technik besteht darin, den Leser durch Geschichtenerzählen zu fesseln und seine Aufmerksamkeit zu fesseln. Indem Sie eine kurze Geschichte oder Anekdote zum Inhalt Ihres Briefes erzählen, können Sie eine emotionale Verbindung zum Leser herstellen und Ihre Nachricht einprägsamer machen.
Letztendlich besteht das Ziel eines jeden Briefes darin, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Dies kann oft durch eine Kombination aus persönlicher Note und kreativen Schreibtechniken erreicht werden. Nehmen Sie sich also Zeit und gestalten Sie eine Begrüßung, die Ihre Professionalität und Persönlichkeit wirklich widerspiegelt.
